1. Identidad y ámbito de aplicación
Smartlex SpA, con domicilio en Santiago de Chile, es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados directamente a través de los sitios smartlex.cl, new.smartlex.cl, agenda.smartlex.cl, formularios comerciales, canales de soporte y actividades de contratación de la plataforma SmartLEX.
Esta política explica cómo recopilamos, utilizamos, conservamos, compartimos y protegemos datos personales en relación con nuestros sitios, demostraciones, comunicaciones comerciales, soporte y servicio de software en modalidad SaaS.
La política se aplica sin perjuicio de las condiciones particulares establecidas en una propuesta, orden de compra, contrato de servicios, anexo de tratamiento de datos u otro instrumento suscrito con el cliente. Cuando exista contradicción, prevalecerá el documento contractual específico respecto de la materia regulada.
2. Roles de SmartLEX en el tratamiento
2.1. SmartLEX como responsable
SmartLEX actúa como responsable respecto de los datos utilizados para administrar cuentas, contratar servicios, facturar, prestar soporte, gestionar seguridad, responder consultas, organizar demostraciones y realizar comunicaciones comerciales autorizadas.
2.2. SmartLEX como encargado o mandatario del cliente
Cuando un estudio jurídico, empresa o profesional carga o sincroniza información de sus clientes, contrapartes, abogados, causas, expedientes, documentos o contactos, dicho cliente determina los fines y medios esenciales del tratamiento. En ese contexto, SmartLEX trata los datos por cuenta e instrucciones del cliente, dentro de lo necesario para operar la plataforma y prestar los servicios contratados.
3. Datos personales que tratamos
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, apellidos, RUT, correo electrónico, teléfono, dirección, organización, cargo y área profesional. |
| Cuenta y autenticación | Nombre de usuario, credenciales protegidas, perfiles, roles, permisos, sesiones y registros de acceso. |
| Información contractual y comercial | Plan contratado, cotizaciones, comunicaciones, solicitudes de demostración, facturación, pagos y soporte. |
| Datos técnicos | Dirección IP, dispositivo, navegador, sistema operativo, fecha y hora, registros de eventos, diagnósticos y seguridad. |
| Contenido administrado por clientes | Datos de clientes y contactos, causas judiciales, documentos, tareas, comentarios, antecedentes profesionales, financieros o procesales. |
| Interacciones | Consultas, tickets, reuniones, grabaciones autorizadas, encuestas y preferencias de comunicación. |
La plataforma puede alojar datos sensibles o especialmente protegidos cuando el cliente los incorpora en expedientes o documentos. SmartLEX no exige este tipo de información para fines comerciales y solicita que solo se trate cuando sea pertinente, necesario y jurídicamente procedente.
4. Fuentes de los datos
- La persona titular, al completar formularios, solicitar una demo, contratar o utilizar SmartLEX.
- El cliente u organización que crea cuentas y administra usuarios.
- Integraciones o fuentes externas habilitadas por el cliente, incluyendo plataformas judiciales, tributarias, documentales o de productividad.
- Registros técnicos generados por el uso, seguridad y funcionamiento de la plataforma.
- Fuentes de acceso público, cuando su utilización sea lícita y pertinente.
5. Finalidades y fundamentos del tratamiento
| Finalidad | Fundamento principal |
|---|---|
| Coordinar demostraciones, responder consultas y preparar propuestas. | Solicitud del interesado, consentimiento cuando corresponda y actuaciones precontractuales. |
| Crear cuentas, operar módulos y prestar soporte. | Ejecución del contrato y prestación del servicio solicitado. |
| Emitir documentos tributarios, administrar pagos y conservar respaldos. | Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contractuales. |
| Proteger cuentas, prevenir accesos indebidos, fraude o abuso. | Seguridad del servicio, cumplimiento contractual e interés legítimo compatible, cuando proceda. |
| Analizar rendimiento, corregir fallas y mejorar funciones. | Prestación del servicio, estadísticas agregadas y mejora continua. |
| Enviar información de producto, novedades o invitaciones. | Consentimiento, relación comercial previa o habilitación legal aplicable, con mecanismo de exclusión. |
| Atender requerimientos de autoridades y controversias. | Cumplimiento legal, defensa de derechos y colaboración con autoridades competentes. |
SmartLEX aplicará principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, calidad, transparencia, seguridad y confidencialidad. La Ley N.º 21.719, que moderniza el régimen chileno de protección de datos, entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026; esta política se ha estructurado para facilitar su adecuación progresiva, sin anticipar facultades institucionales que aún no sean exigibles.
6. Cookies y tecnologías similares
Los sitios de SmartLEX pueden utilizar cookies técnicas necesarias para seguridad, navegación, sesión y preferencias. También podrán utilizar herramientas analíticas o de medición para comprender el uso del sitio.
- Cookies necesarias: permiten funciones esenciales y no pueden deshabilitarse desde el sitio.
- Cookies analíticas: se utilizarán, cuando corresponda, conforme a la configuración de consentimiento disponible.
- Cookies publicitarias: no se instalarán sin la autorización exigible.
La persona puede eliminar o bloquear cookies desde su navegador. Algunas funciones podrían verse limitadas si se deshabilitan tecnologías estrictamente necesarias.
7. Proveedores, encargados y transferencias
SmartLEX puede recurrir a proveedores tecnológicos para alojamiento, respaldo, correo, monitoreo, soporte, calendario, facturación, comunicaciones y seguridad. Dichos proveedores reciben únicamente los datos necesarios y deben tratarlos bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
Los datos no se venden. Podrán comunicarse cuando:
- sea necesario para prestar el servicio solicitado;
- el cliente o titular lo autorice;
- lo exija una autoridad competente o una obligación legal;
- sea necesario para proteger derechos, seguridad o continuidad del servicio;
- exista una reorganización empresarial, con resguardos de confidencialidad.
Algunos proveedores podrían procesar información fuera de Chile. En esos casos se adoptarán medidas contractuales, técnicas y organizativas razonables, de acuerdo con la normativa aplicable y la naturaleza del tratamiento.
8. Conservación y eliminación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada, mantener la relación contractual, atender soporte, proteger la seguridad y cumplir obligaciones legales o tributarias.
- Los datos comerciales se conservan mientras exista una relación activa o una expectativa razonable de seguimiento, salvo oposición o retiro del consentimiento.
- Los datos de cuentas se conservan durante la vigencia del servicio y por el período necesario para cierre, respaldo, auditoría o defensa de derechos.
- El contenido del cliente se administra conforme al contrato, instrucciones de exportación y política de eliminación aplicable al término del servicio.
- Los registros técnicos pueden conservarse por períodos diferenciados según necesidades de seguridad, diagnóstico y cumplimiento.
Cuando proceda, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura. Los respaldos pueden mantenerse temporalmente hasta completar sus ciclos de rotación.
9. Seguridad y gestión de incidentes
SmartLEX aplica medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo, tales como controles de acceso, perfiles y permisos, protección de credenciales, conexiones cifradas, registros de actividad, respaldos, actualización de componentes y procedimientos de respuesta a incidentes.
Ningún sistema es completamente invulnerable. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, SmartLEX evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y realizará las comunicaciones que correspondan conforme a la legislación vigente, los contratos y el rol que desempeñe en el tratamiento.
10. Derechos de las personas
De acuerdo con la normativa chilena aplicable, la persona titular puede solicitar, según corresponda:
- información y acceso a sus datos personales;
- rectificación de datos inexactos, incompletos o desactualizados;
- eliminación o cancelación cuando no exista una obligación o fundamento para conservarlos;
- oposición al uso para publicidad, marketing o encuestas;
- bloqueo temporal en los casos legalmente previstos;
- revocación del consentimiento, sin afectar tratamientos anteriores lícitos.
A contar de la entrada en vigencia de la Ley N.º 21.719 se aplicarán, además, los derechos, procedimientos y garantías incorporados por dicha reforma, incluyendo aquellos relativos a portabilidad, oposición, suspensión y decisiones automatizadas, cuando correspondan al caso concreto.
Para verificar identidad y evitar accesos indebidos, SmartLEX podrá solicitar antecedentes razonables. Si los datos fueron ingresados por un cliente de SmartLEX, la solicitud podrá ser derivada a dicho cliente, quien actúa como responsable del tratamiento.
11. Datos administrados por clientes
Los clientes controlan el contenido que incorporan a la plataforma y deben informar adecuadamente a sus trabajadores, clientes, contrapartes y demás titulares. SmartLEX no utiliza ese contenido para fines publicitarios propios ni determina la estrategia jurídica, procesal o profesional del cliente.
El cliente debe administrar permisos de usuario, evitar cuentas compartidas, proteger credenciales, revisar accesos y solicitar oportunamente la desactivación de personas que ya no deban ingresar a su organización.
12. Datos de niños, niñas y adolescentes
Los servicios comerciales de SmartLEX están dirigidos a profesionales y organizaciones, no directamente a menores de edad. Sin embargo, los clientes pueden tratar antecedentes de menores dentro de expedientes jurídicos. En tales casos, el cliente debe contar con habilitación legal, aplicar especial cuidado y limitar el tratamiento a lo estrictamente necesario.
13. Comunicaciones comerciales
SmartLEX podrá enviar información sobre demostraciones, funciones, capacitación, eventos o servicios relacionados. Cada comunicación comercial incluirá un mecanismo razonable para solicitar el cese. Las comunicaciones operativas, de seguridad, soporte, facturación o cambios contractuales no se consideran publicidad y pueden ser necesarias para prestar el servicio.
14. Cambios a esta política
SmartLEX podrá actualizar esta política para reflejar cambios legales, regulatorios, técnicos o de servicio. La versión vigente se publicará en el sitio con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea sustancial, se informará mediante un aviso destacado, correo electrónico u otro canal razonable.
15. Contacto y solicitudes
Para consultas, ejercicio de derechos o asuntos de privacidad, puede contactar a Smartlex SpA. Indique su nombre, medio de contacto, relación con SmartLEX y una descripción clara de la solicitud.