1. Aceptación y alcance
Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de los sitios web, demostraciones, cuentas y servicios de software ofrecidos por Smartlex SpA, bajo la marca SmartLEX.
Al solicitar una demostración, crear una cuenta, aceptar una propuesta, suscribir una orden de compra o utilizar la plataforma, el cliente declara haber leído y aceptado estos términos, dentro del ámbito permitido por la legislación chilena.
Quien contrata o administra una organización declara contar con facultades suficientes para obligarla y para autorizar a sus usuarios.
2. Descripción del servicio
SmartLEX es una plataforma SaaS orientada a la gestión jurídica y administrativa. Según el plan y la configuración contratada, puede incluir gestión de clientes y causas, tareas, agenda, documentos, proyectos, finanzas, compliance, PlayBooks, reportes, comunicaciones e integraciones con servicios externos.
Las funciones disponibles dependen del plan, anexos, módulos habilitados, etapa de implementación y compatibilidad técnica. Las descripciones comerciales son referenciales y no reemplazan la propuesta o contrato particular.
3. Contratación y orden de prelación
La relación podrá formalizarse mediante propuesta comercial, orden de compra, contrato, aceptación electrónica, activación de cuenta o pago. En caso de contradicción, el orden de prelación será:
- contrato o anexo expresamente firmado por las partes;
- orden de compra o propuesta comercial aceptada;
- acuerdo de nivel de servicio o anexo de tratamiento de datos;
- estos Términos y Condiciones;
- material comercial general.
Las pruebas piloto, demostraciones o accesos temporales pueden tener limitaciones y no se consideran ambientes productivos salvo acuerdo escrito.
4. Cuentas, usuarios y seguridad
- Cada usuario debe utilizar una cuenta individual y mantener sus credenciales en reserva.
- El administrador del cliente asigna roles, permisos y accesos dentro de su organización.
- El cliente debe informar de inmediato accesos sospechosos, pérdida de credenciales o salida de usuarios.
- No se permite compartir cuentas, suplantar identidades ni intentar eludir controles de seguridad.
- SmartLEX podrá exigir cambio de contraseña, autenticación adicional o medidas de verificación.
Las acciones realizadas desde una cuenta autenticada se presumirán efectuadas por el usuario autorizado, salvo antecedentes suficientes que indiquen uso indebido.
5. Obligaciones del cliente
El cliente se obliga a:
- proporcionar información correcta para contratación, facturación y administración;
- utilizar la plataforma conforme a la ley, ética profesional y deberes de confidencialidad;
- contar con bases jurídicas y autorizaciones para tratar datos y documentos ingresados;
- verificar plazos, actuaciones, cálculos, documentos y resultados antes de tomar decisiones;
- administrar usuarios y permisos de acuerdo con sus políticas internas;
- mantener equipos, navegadores, correo y conexión a internet compatibles y seguros;
- pagar oportunamente los cargos contratados.
6. Uso permitido y prohibiciones
SmartLEX debe utilizarse exclusivamente para fines lícitos y profesionales. Se prohíbe:
- vulnerar derechos de terceros o cargar información obtenida ilícitamente;
- introducir malware, código dañino o archivos destinados a afectar el servicio;
- realizar pruebas de intrusión, escaneo o ingeniería inversa sin autorización escrita;
- revender, sublicenciar o facilitar el servicio a terceros fuera de la organización contratante;
- extraer datos de forma automatizada por mecanismos no habilitados;
- alterar, ocultar o eliminar avisos de propiedad intelectual;
- utilizar SmartLEX para actividades fraudulentas, abusivas o contrarias a la ley.
7. Integraciones y fuentes externas
SmartLEX puede interoperar con plataformas externas, incluyendo servicios judiciales, tributarios, correo, calendarios, almacenamiento y productividad. Estas integraciones dependen de disponibilidad, credenciales, permisos, formatos, límites y cambios definidos por terceros.
La información obtenida desde fuentes externas puede presentar demoras, indisponibilidad, cambios de estructura, errores de origen o restricciones. El cliente debe verificar directamente en la fuente oficial cualquier antecedente crítico, plazo, resolución, actuación, estado tributario o información que pueda producir efectos jurídicos.
SmartLEX no representa ni mantiene una afiliación oficial con el Poder Judicial, Fiscalía, Servicio de Impuestos Internos, INAPI u otros organismos, salvo que exista un convenio expresamente informado.
8. Datos, confidencialidad y privacidad
El cliente conserva la titularidad y control sobre la información que incorpora a la plataforma. Autoriza a SmartLEX a tratarla únicamente en la medida necesaria para prestar, mantener, asegurar y soportar el servicio.
Las partes deberán mantener confidencial la información técnica, comercial, jurídica y operativa no pública a la que accedan con ocasión de la relación. La obligación no comprende información que sea pública sin infracción, haya sido obtenida legítimamente de un tercero o deba revelarse por mandato legal.
El tratamiento de datos personales se rige, además, por la Política de Privacidad, la propuesta o contrato aplicable y, cuando corresponda, un anexo específico de tratamiento de datos.
9. Propiedad intelectual
SmartLEX, su software, código, arquitectura, diseño, documentación, marcas, interfaces, contenidos y mejoras son propiedad de Smartlex SpA o de sus licenciantes. El contrato otorga al cliente un derecho limitado, no exclusivo, no transferible y revocable para utilizar el servicio durante su vigencia.
El cliente mantiene sus derechos sobre sus documentos, bases, plantillas, marcas y contenidos. Cuando entrega sugerencias, permite a SmartLEX utilizarlas para mejorar el producto sin revelar información confidencial ni apropiarse de contenido jurídico del cliente.
10. Precios, facturación y pagos
Los precios, periodicidad, impuestos, usuarios, módulos y condiciones de reajuste se indican en la propuesta o contrato. Salvo que se señale lo contrario, los valores no incluyen impuestos.
- La facturación se realizará conforme al ciclo contratado.
- El cliente debe informar oportunamente observaciones de facturación.
- La mora puede habilitar la suspensión, previa comunicación razonable y sin perjuicio de los derechos legales aplicables.
- Servicios adicionales, desarrollos, migraciones o integraciones no incluidas podrán cotizarse por separado.
11. Disponibilidad, soporte y cambios
SmartLEX procura mantener una operación estable, pero puede efectuar mantenciones preventivas, correctivas o evolutivas. Cuando sea razonablemente posible, las interrupciones programadas relevantes serán comunicadas con anticipación.
Los horarios, canales, prioridades y tiempos de soporte se establecen en el plan o acuerdo de servicio. No se garantiza disponibilidad ininterrumpida salvo que exista un nivel de servicio escrito.
SmartLEX puede modificar interfaces o funciones para mejorar seguridad, rendimiento, cumplimiento o experiencia, procurando no eliminar de manera arbitraria funcionalidades esenciales contratadas.
12. Vigencia, suspensión y término
La vigencia, renovación y aviso de no renovación se regulan en la propuesta o contrato. SmartLEX podrá suspender total o parcialmente el acceso cuando exista:
- incumplimiento de pago;
- riesgo de seguridad o uso no autorizado;
- infracción grave de estos términos;
- requerimiento legal o de autoridad competente;
- uso que amenace la plataforma o a otros clientes.
Salvo urgencia o mandato legal, SmartLEX procurará comunicar la situación y otorgar una oportunidad razonable de subsanación. El término no extingue obligaciones pendientes de pago, confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos o responsabilidad.
13. Exportación y eliminación de datos
Durante la vigencia, el cliente podrá utilizar las funciones de exportación disponibles. Al término, podrá solicitar una exportación razonable dentro del plazo contractual o, si no existe plazo pactado, dentro de los 30 días siguientes al cierre.
Después de dicho período, SmartLEX podrá eliminar o anonimizar el contenido, salvo obligación legal, instrucción pendiente o necesidad de conservar respaldos temporales. La recuperación extraordinaria desde respaldos, cuando sea técnicamente posible, puede tener costo.
14. Garantías y limitaciones funcionales
SmartLEX se presta según las funciones contratadas y su documentación vigente. Salvo garantías expresas, no se asegura que el servicio sea apto para un propósito particular no informado, que opere sin interrupciones o que toda información externa sea completa o instantánea.
Las automatizaciones, alertas, reportes, sugerencias o funciones de inteligencia artificial, si estuvieran habilitadas, son herramientas de apoyo. Sus resultados deben ser revisados por una persona competente antes de usarse en actuaciones profesionales, judiciales, administrativas, financieras o tributarias.
15. Responsabilidad
Cada parte responderá por los daños directos que le sean legalmente imputables. En relaciones entre empresas y profesionales, y salvo dolo, culpa grave, infracción de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos o una regla imperativa distinta, la responsabilidad total de SmartLEX se limitará al monto efectivamente pagado por el cliente por el servicio durante los seis meses anteriores al hecho que origine el reclamo.
En la máxima medida permitida por la ley, SmartLEX no responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad, decisiones profesionales del cliente, incumplimientos derivados de información no verificada ni fallas atribuibles a terceros, internet, equipos del cliente o plataformas externas.
Nada de lo anterior limita derechos irrenunciables ni excluye responsabilidades que la ley chilena prohíba limitar.
16. Derechos de consumidores
SmartLEX está orientado principalmente a organizaciones y profesionales que contratan el servicio para fines empresariales o profesionales. Cuando una persona califique jurídicamente como consumidora, se respetarán los derechos irrenunciables establecidos en la Ley N.º 19.496 y su normativa complementaria.
Antes de una contratación electrónica se informarán las condiciones relevantes, precio total, duración, renovación y restricciones. La confirmación del contrato se enviará o mantendrá disponible por un medio que permita su conservación. El derecho a retracto se aplicará cuando corresponda conforme a la ley y a la naturaleza del servicio digital contratado.
17. Fuerza mayor
Ninguna parte será responsable por retrasos o incumplimientos causados por hechos fuera de su control razonable, tales como desastres naturales, fallas masivas de telecomunicaciones, actos de autoridad, conflictos laborales generales, ciberataques de gran escala o indisponibilidad crítica de infraestructura de terceros, siempre que adopte medidas razonables de mitigación.
18. Modificaciones
SmartLEX podrá actualizar estos términos por cambios legales, regulatorios, técnicos o funcionales. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por el sitio, correo o plataforma con anticipación razonable. Si un cambio afecta materialmente un servicio vigente, se respetarán las condiciones contractuales y derechos legales aplicables.
19. Ley aplicable y resolución de controversias
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Chile. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante contacto directo y negociación.
Si no existe acuerdo, serán competentes los tribunales ordinarios de justicia de Santiago de Chile, salvo que una norma imperativa establezca otro tribunal o procedimiento. Las personas consumidoras conservan su derecho a recurrir al SERNAC y a los tribunales competentes conforme a la Ley N.º 19.496.